Antwoord op julle terugvoer

Durbanstraat Dierekliniek – 2 Junie 2026

Hi Charmé en Kobus!
Baie dankie vir die gedetailleerde terugvoer en al die ontwerp idees. Ek het deur al 9 PDFs gegaan. Hier is hoe ek elke punt verstaan, en die groot vraag wat ons saam moet beantwoord voor ek verder bou.

Eerstens – die prototype kommentaar

✓ "Looks good" 👍 op die outomatiese gepas afdeling

Lekker. Die kern werk dus reg. Ek gaan met hierdie patroon voortgaan.

⚠️ "Will the dropdown have a larger client list to choose from?" (Bevestig tab)

Ja, definitief. Die dropdown sal die volle 1 542 aktiewe kliënte hê – nie net die 2-3 raaiskote nie. Ek gaan dit ook 'n soek-funksie binne die dropdown gee sodat jy net die naam of kode kan tik.

❓ Sommige "Soek" betalings moet op 'n TBD lys, of as "over-the-counter cash client" gemerk kan word

Reg verstaan. Ek voeg drie aksies by die "Soek" tab:

  1. Kies kliënt (soos nou)
  2. Skuif na TBD lys – vir later allokering wanneer kliënt 'n boodskap stuur
  3. Merk as "Walk-in / Oor-die-toonbank kontant" – iemand sonder rekening wat dadelik betaal
Die TBD lys word 'n permanente plek wat dra van maand tot maand totdat dit opgelos is.

💳 EFTPOS – die "blue receipt book" verduideliking

Nou verstaan ek anders as wat ek voorheen gedink het. Die EFTPOS lyne is NIE alles "reeds in Pastel" nie – jy tik dit handmatig in uit die blue book aan die einde van die maand.

Ek voeg 'n nuwe tab by: "Toonbank betalings invoer" met velde:

Die program sal dan hierdie totale outomaties opweeg teen die EFTPOS bank settlements – sodat ons weet dis presies ooreenstemmend.

⏰ "Dubbele betalings" / kruis-maand vraag

Sleg insig om dit te noem - jy is reg dat betalings tussen maande beweeg.

Oplossing: die program sal nooit 'n bankstaat "vergeet" nie. Jy laai elke maand op, en betalings wat reeds in vorige maand verwerk is word as "klaar" gemerk. So as jy 'n paar dae van die vorige maand intrek, sien ons dadelik watter het reeds verbygegaan en wat is nuut. Geen dubbele tel nie.

Antwoorde op julle algemene vrae

1. Vervang dit Pastel en is dit net 'n aanlyn program? Of 'n kombinasie?

Dit hang van JULLE besluit af – sien die groot vraag onder. Die huidige plan (V1) is 'n kombinasie: Pastel bly vir invoices en statements; die nuwe program hanteer net die bankstaat reconciliation en rekenmeester verslae. As julle Pastel wil heeltemal vervang, is dit 'n veel groter projek (sien onder).

2. Het ons 'n stap-vir-stap van die maand-einde nodig?

Ja, asseblief! 'n Video opname van Charmé wat haar maand-einde doen sou perfek wees. Sy kan dit met haar selfoon doen en aan Jaco stuur. Anders 'n geskrewe lys van elke stap (Pastel skerm vir Pastel skerm).

3. Dashboard met betalings, invoices, debt analyse (Current/30/60/90/120+)

Ja, dit kom by in V1. Die dashboard sal die age analysis wys vir alle rekeninge – wat Pastel ook doen, maar makliker en aanlyn.

4. Wagwoord beskerming + verskillende gebruiker tipes

Ja. Drie rolle:

Elkeen eie wagwoord.

5. Hoe word data backed up? Weekliks Vrydag?

Outomaties, elke nag. Plus 'n Vrydag agste-werk dag versendings (Vrydag 16:00) van die ekstra weeklikse backup as ZIP-lêer aan Charmé se Gmail. Plus 'n maandelikse argief.

6. Kan kliënt direk vanaf invoice betaal? Sal dit dubbel tel?

Ja kan, maar wel met versigtigheid. Ons sou 'n "Betaal hier" knoppie in die e-pos invoice kan sit. Die kliënt betaal via 'n veilige link en die program weet dadelik – geen dubbele inskrywing. (Hierdie is egter V2 werk, nie V1 nie.)

7. Kan ons direk met die bank koppel om betalings real-time te kry?

Standard Bank het 'n API maar dis duur en kompleks. Vir nou is die maandelikse Excel upload eenvoudiger en veilig. As die kliniek dit ernstig wil hê kan ons dit ondersoek (kos waarskynlik R500-1000/maand vir Bank API toegang plus ekstra ontwikkeling).

8. Xero accounting mimicking?

Xero is 'n volle boekhou stelsel wat jare lank gebou is. Ons gaan nie Xero kan namaak nie. Maar ons kan die vet-spesifieke deel doen baie beter as wat Xero of Pastel ooit kan. (Die ideale benadering is dalk: 'n vet-program wat data UITVOER in Xero formaat as julle ooit na Xero wil oorslaan.)

Die groot vraag: hoe groot bou ons?

Julle terugvoer wys 'n ambisieuse visie – 'n volle praktyk bestuur stelsel met pet rekords, multi-device, point-of-sale, reminders, ens. Hierdie is 'n fantastiese visie maar dit is 'n veel groter projek as wat ons oorspronklik bespreek het. Hier is die werklike keuse:

Pad A: Stap-vir-stap groei

V1: 4-6 weke
V2: +6-8 weke
V3: +3-6 maande

V1 (begin nou): Bankstaat reconciliation + toonbank betalings input + 5 rekenmeester verslae + dashboard. Pastel bly vir invoices. Charmé se maand-einde val van 3-5 dae na 1 dag.

V2 (volgende): Invoices direk skep in die program (vervang Pastel se invoice deel). Boekies word digitaal. Vets kan self invoices skep.

V3 (later): Kliënt en pet rekords, reminders, point-of-sale, multi-device sync. Pastel heeltemal weg.

Risiko: Laag. Elke fase is bruikbaar op sy eie. Pastel werk steeds as 'n vangnet.

Pad B: Volle stelsel direk

Totaal: 6-10 maande
Eerste gebruik: Maand 6

Bou alles ineen: bankstaat, invoices, kliënt rekords, pet profile, reminders, dashboard, multi-device. Pastel verlaat na 6+ maande.

Risiko: Hoër. Charmé sit met die ou stelsel terwyl ons bou. Groter kostebydrae voor jul enigiets sien werk.

Voordeel: Geen "tussen" stadium. Een groot transformasie.

My aanbeveling: Pad A

Begin met V1 (4-6 weke). Charmé sien dadelik 'n verskil. Ons leer hoe die kliniek werklik werk. As V1 sukses is, bestendig ons in V2 en V3.

As ons by V1 begin, het Charmé teen die einde van Junie 2026 'n werkende bankstaat reconciliation tool – en die ander modules volg.

Wat ek nou benodig om voort te gaan

  1. Julle besluit: Pad A of Pad B?
  2. Video of geskrewe stap-vir-stap van Charmé se maand-einde Pastel werk (vraag 2 van haar lys)
  3. Foto's van die blue receipt book – 'n paar bladsye sodat ek die formaat verstaan
  4. Naam vir die program – Charmé/Kobus se voorkeur? Of laat dit by Jaco?
Jaco · 2 Junie 2026
Lees dit deur en sê my wat julle dink.