Projek Voorstel

Durbanstraat Dierekliniek – Bankstaat & Rekenmeester Hulp Program (Weergawe 1)

Een sin: Bou 'n eenvoudige webblad waarop Charmé die Standard Bank bankstaat oplaai, sien die program raai watter betaling by watter rekening kliënt pas, bevestig met 'n paar klikkies, en kry 'n netjiese lêer wat Pastel of die rekenmeester direk kan gebruik.

Wat ons bou (Weergawe 1)

Drie funksies, niks meer nie:

  1. Bankstaat oplaai & lees. Charmé sleep die Standard Bank PDF in die webblad. Die program lees al 100-300 transaksies van die maand uit.
  2. Slim pas met rekeninge. Vir 80% van betalings is daar reeds 'n behoorlike verwysing (MAN002 ens.) – die program pas dit outomaties. Vir die ander 20% wys die program 'n lys met voorgestelde matches; Charmé bevestig of korrigeer elkeen met 'n klik.
  3. Uitvoer vir Pastel en rekenmeester. Aan die einde van die maand kry julle:
    • Lys invoices van die maand (datum, kliënt, bedrag, BTW)
    • Lys ontvangstes (datum, bron, bedrag, watter rekening)
    • Verslag van uitstaande bedrae (debteure)
    • Kontant boek (in en uit)
    • BTW verslag (uitset BTW)
    Alles as PDF om vir die rekenmeester te e-pos, plus 'n CSV/Excel waar moontlik vir Pastel of e-pos.

Wat dit NIE doen nie (vir nou)

✓ Ons doen WEL

  • Bankstaat lees
  • Betalings pas
  • Rekenmeester verslae
  • Outomatiese reconciliation

✕ Ons doen NIE

  • Kliënt kaarte vervang (papier bly)
  • Invoice boekies vervang (vir nou)
  • Pastel vervang (Pastel bly)
  • Direk in Pastel skryf (te riskant)

Toekomstige weergawes (V2, V3) kan invoice digitalisering, kaart digitalisering, en multi-gebruiker bydra. Maar V1 bly skerp gefokus.

Hoe Charmé dit elke maand sal gebruik

  1. Aan einde van die maand: laai Pastel se bankstaat PDF van internetbank af (soos sy nou doen)
  2. Open die webblad in haar browser, sleep die PDF in
  3. Wag 'n paar sekondes – program wys 'n lys van wat reg gepas is en wat onseker is
  4. Werk deur die onseker lys – klik regte kliënt vir elke betaling (5-10 min in plaas van 'n volle dag)
  5. Druk "Genereer verslae" – kry 5 PDFs/CSVs
  6. Pos die rekenmeester verslae aan rekenmeester per e-pos
  7. Voer ontvangstes in Pastel se Cash Book volgens die lys (terwyl ons uitvind hoe om hierdie stap te outomatiseer)
Tyd besparing: Bankstaat reconciliation alleen vat tans 1-3 dae. Ons doel: minder as 1 uur. Plus Elza/Kobus kan ook kyk wat uitstaande is.

Tegniese keuses (en hoekom)

Keuse Wat Hoekom
Platform Webblad (browser) Geen installasie. Werk op Charmé se skootrekenaar, ook op Kobus s'n. Vinnig om op te dateer wanneer ons regstellings maak.
Data berging In die webblad self (browser geheue) of klein cloud rekening Sensitiewe data bly veilig. Geen volle bediener nodig.
Pastel koppeling Lêer uitvoer (CSV/PDF), NIE direk skryf nie Veilig. Charmé bly in beheer. Geen risiko dat Pastel se data beskadig word.
Sekuriteit Wagwoord, kodes nie gestoor nie POPIA. Bankstaat is sensitief.

Tydlyn (skat)

Week 1-2
PDF leeswerk Bou en toets die deel wat die Standard Bank PDF lees. Hierdie is die kritieke deel – sodra dit werk, weet ons die res volg. Vir hierdie het ek 1 maand se geanonimiseerde bankstaat nodig.
Week 3-4
Slim pas + Charmé skerm Bou die slim raai logika en die skerm waar Charmé bevestig. Hier toets ek met haar – sy moet sê wat moeilik is.
Week 5
Rekenmeester verslae Vyf verslae uitspoeg. Stuur eers aan rekenmeester om te bevestig dis wat hulle wil hê.
Week 6
Saam met Charmé toets Charmé gebruik dit vir die werklike maand-einde. Regstellings gemaak. Klaar vir gereelde gebruik.

Totaal: ongeveer 4-6 weke vir 'n bruikbare V1. Tydlyn hang af van hoe vinnig die PDF parser oor die fynerig finansiële formaat slaag.

Wat ek NOU van julle nodig het om te begin

Drie items, in volgorde van belangrikheid:

  1. Een maand se geanonimiseerde Standard Bank bankstaat (PDF).
    Kobus kan kliëntname met 'n swart pen of in 'n PDF-redigeer program uitvee. Die bedrae en datums moet egter akkuraat bly, sonder dit kan ek nie die parser ontwerp nie.
  2. Foto/screenshot van wat Pastel se invoer funksie sê wanneer Charmé dit probeer.
    Sy't gesê dit werk nie – ek moet sien WAT dit doen. Foutboodskap, of stappe wat misluk.
  3. Die pryslys (Excel of Word) – V14 in eerste vraelys, Kobus het gesê hy het dit.
    Nie noodsaaklik vir V1 nie maar nuttig om te beplan vir V2.

Klein dingetjie – BTW Nr

Charmé het bevestig die regte BTW Nr is 4950302945 (van die boekie). Pastel se template wys 4290211095 – een hiervan is fout. Sodra ons uitsorteer welke een reg is, moet die ander reggemaak word, want kliënte kry tans BTW-invoices met dalk die verkeerde nommer.
Jaco · 28 Mei 2026
Vrae of veranderinge? Stuur 'n boodskap.