Durbanstraat Dierekliniek

Werkvloei – Hoe dit nou werk vs. waar die nuwe program inpas

Bly soos dit is
Vat baie tyd (hou)
Nuwe program help

Soos dit nou werk

1
Daagliks · Vet
Behandel dier, skryf op KAART
Kliënt kaart bly hardcopy
▼
2
Daagliks · Vet
Skryf OOK in invoice boekie (Z33, Z44…)
Diere kry interne kode (A0571 ens.)
▼
3
Daagliks · Balie
Kontant/kaart kliënt betaal dadelik
Geen maand-staat. Boekstaaf in Pastel
▼
4
Einde maand · Charmé
Tik elke boekie-invoice oor in Pastel
500+ invoices, vry-teks beskrywing, kies kliënt kode (MAN002 ens.)
▼
5
Einde maand · Charmé
E-pos invoices uit Pastel (PDF)
Voetnota vra kliënt om ACCOUNT NR as verwysing te gebruik
▼
6
Einde maand · Charmé
Tik elke bankstaat betaling oor in Pastel Cash Book
Standard Bank PDF → handmatig in Pastel. Match elke betaling met regte rekening kliënt
▼
7
Einde maand · Charmé
Speurder werk vir betalings sonder verwysing
Bel mense, raai bedrae, vra rond. KOPSEER.
▼
8
Einde maand · Charmé
Stuur state uit (Pastel)
Per rekening kliënt, age analysis
▼
9
Einde maand · Charmé
Stuur data na rekenmeester
Hulle herstruktureer vir belasting
Totale tyd: 3 – 5 dae · Net Charmé kan dit doen

Met die nuwe program (Weergawe 1)

1
Daagliks · Vet
Behandel dier, skryf op KAART
Geen verandering
▼
2
Daagliks · Vet
Skryf OOK in invoice boekie
Geen verandering (vir nou)
▼
3
Daagliks · Balie
Kontant/kaart kliënt betaal dadelik
Geen verandering
▼
4
Einde maand · Charmé
Tik boekie-invoices in Pastel
Bly nog so (V2 sal hier verbeter)
▼
5
Einde maand · Charmé
E-pos invoices uit Pastel
Geen verandering
▼
6
Einde maand · Charmé
Laai Standard Bank PDF op die NUWE program
Een knoppie. Program lees al die betalings outomaties.
▼
7
Program · Outomaties
Program pas betalings met kliënt rekeninge
Gebruik verwysing nommer (MAN002 ens.) en bedrag. Wys 'n lys: "Hierdie 80% pas reg. Hierdie 20% het ek 'n raaiskoot - bevestig asseblief"
▼
8
Einde maand · Charmé
Klik "bevestig" op elke voorstel
In plaas van 500 handmatige tik werk, net klik. Vir twyfelagtiges, bel of skuif handmatig.
▼
9
Einde maand · Charmé
Stuur uitvoer-lêer na Pastel
Program maak 'n CSV wat Charmé direk in Pastel Cash Book invoer
▼
10
Einde maand · Charmé
Stuur state + verslae uit
Pastel gee state. Nuwe program kan netjiese rekenmeester-verslag uitspoeg.
Doel: 3-5 dae → minder as 1 dag · Kobus & Elza kan ook help

Wat die nuwe program doen (Weergawe 1)

Drie dinge, niks meer nie:

1. Bankstaat lees
PDF → lys
Standard Bank PDF word outomaties in 'n lys betalings omgesit
2. Slim pas
Verwysing + bedrag
Program raai watter kliënt watter betaling is. Charmé bevestig.
3. Pastel uitvoer
CSV / Cash Book
In plaas van handmatig tik in Pastel, laai die lêer een keer
Wat dit NIE doen nie (vir nou): Toekomstige weergawes kan byvoeg: